Zarządzenie nr 29/ZK/2014
KanclerzaUniwersytetu Medycznego we Wrocławiu
z dnia 30 grudnia 2014 r.

 
w sprawie gospodarowania drukami ścisłego zarachowania wydawanymi w związku z kształceniem lub uzyskiwaniem stopni naukowych w Uniwersytecie Medycznym we Wrocławiu
 
Na podstawie §24 pkt 2 Regulaminu organizacyjnego (t.j. zarządzenie nr 17/XV R/2013 Rektora Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu z dnia 25 kwietnia 2013 r.), rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 14 września 2011 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. 2011. 201. 1188) oraz rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 24 października 2014 r. w sprawie studiów doktoranckich i stypendiów doktoranckich (Dz. U. 2014, poz. 1480), rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 3 października 2014 r. w sprawie szczegółowego trybu i warunków przeprowadzania czynności w przewodzie doktorskim, w postępowaniu habilitacyjnym oraz w postępowaniu o nadanie tytułu profesora (Dz. U. 2014, poz. 1383), zarządza się, co następuje:

 

§ 1

Wprowadza się zasady pobierania, przechowywania, ewidencjonowania i rozliczania następujących druków ścisłego zarachowania (w tym duplikatów), zwanych dalej „drukami”:
1)  indeksów: studenta i doktoranta;
2)  elektronicznych legitymacji studenckich i legitymacji doktoranta oraz hologramów;
3)  dyplomów ukończenia studiów oraz nadania stopni naukowych,
4)  świadectw ukończenia studiów podyplomowych.

§ 2

Nadzór nad prowadzeniem gospodarki drukami powierza się kierownikom:
1)  dziekanatów – w zakresie druków wydawanych: studentom, uczestnikom studiów trzeciego stopnia, uczestnikom studiów podyplomowych oraz absolwentom wszystkich form kształcenia, a także dyplomów uzyskania stopni naukowych;
2)  Działu Nauki i Współpracy z Zagranicą – w zakresie druków wydawanych cudzoziemcom uczestniczącym w programie Erasmus;
3)  Ośrodka Sieciowo-Komputerowego – w zakresie niezadrukowanych blankietów elektronicznej legitymacji studenckiej i legitymacji doktoranta.

§ 3

1.  Powierzenie prowadzenia gospodarki drukami danemu pracownikowi następuje protokolarnie, po uprzednim podpisaniu w trzech egzemplarzach oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za druki, z przeznaczeniem dla:
1)  Działu Spraw Pracowniczych (teczka akt osobowych pracownika);
2)  jednostki organizacyjnej zatrudniającej pracownika;
3)  pracownika.
2.  Wzór oświadczenia stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 4

1.  W przypadku zaginięcia lub kradzieży druków, niezwłocznie po stwierdzeniu tego faktu przeprowadza się inwentaryzację druków pozostających na stanie oraz postępowanie wyjaśniające – zgodnie z zasadami określonymi w odrębnym zarządzeniu.
2.  Inwentaryzację przeprowadza komisja powołana przez kanclerza, w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za druki. Pisemny wniosek do kanclerza o powołanie komisji inwentaryzacyjnej składa odpowiednio kierownik dziekanatu, Działu Nauki i Współpracy z Zagranicą lub Ośrodka Sieciowo-Komputerowego.

§ 5

Druki ścisłego zarachowania oraz ich ewidencja (księga druków ścisłego zarachowania, rejestry, księga dyplomów) przechowywane są pod zamknięciem w szafach ustawionych w prawidłowo zabezpieczonych pomieszczeniach.

§ 6

1.  Zakupu indeksów studenckich, dyplomów ukończenia studiów i nadania stopni naukowych, świadectw ukończenia studiów podyplomowych oraz ksiąg ewidencji druków dokonuje Dział Transportu i Zaopatrzenia, na podstawie zamówień składanych przez poszczególne dziekanaty.
2.  Zamówienia na indeksy doktorantów oraz druki wydawane cudzoziemcom, uczestniczącym w programie Erasmus składa się w Dziale Wydawnictw i Promocji Uczelni.
3.  Zakupu elektronicznych legitymacji oraz hologramów dokonuje Ośrodek Sieciowo-Komputerowy, na podstawie zamówień składanych przez poszczególne dziekanaty.

§ 7

1.  Druki, o których mowa w §6 pobiera się na podstawie protokołu i ewidencjonuje w księdze druków ścisłego zarachowania.
2.  Księgi druków ścisłego zarachowania prowadzą jednostki, o których mowa w §2.

 

§ 8

Księga druków ścisłego zarachowania powinna mieć ponumerowane strony, a na ostatniej stronie zawierać informację stwierdzającą liczbę stron, z podpisami:
1)   dziekana i kwestora – w przypadku ksiąg prowadzonych przez dziekanaty;
2)   prorektora ds. nauki i kwestora – w przypadku księgi prowadzonej przez Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą,
3)   kanclerza i kwestora – w przypadku księgi prowadzonej przez Ośrodek Sieciowo-Komputerowy.

§ 9

1.  Ewidencję druków (pobranie i wydanie) w księgach, o których mowa w §7 należy prowadzić na bieżąco i odrębnie dla każdego rodzaju druków, natomiast druki dyplomów wpisuje się do ewidencji jako trzy pozycje: oryginał, odpis do akt oraz odpisy dyplomów.
2.  Przy wydawaniu indywidualnym dyplomów wpisuje się nazwisko odbiorcy, a odbiorca kwituje odbiór w księdze dyplomów. Przy wydawaniu indywidualnym pozostałych druków wpisuje się nazwisko odbiorcy, a odbiorca kwituje odbiór w odpowiedniej księdze druków ścisłego zarachowania.
3.  Wydanie dokumentów, o których mowa w pkt 2 następuje po sprawdzeniu dokonania opłaty – zgodnie z odrębnym zarządzeniem.
4.  Ewidencję uszkodzonych lub nieaktualnych druków prowadzą odpowiednio jednostki,
o których mowa w §2.
5.  Z czynności likwidacji uszkodzonych lub nieaktualnych druków, przeprowadzanych komisyjnie sporządza się protokoły likwidacyjne (w dwóch egzemplarzach), podpisywane przez członków komisji oraz osobę materialnie odpowiedzialną za druki. Jeden egzemplarz otrzymuje Dział Finansowy, drugi osoba materialnie odpowiedzialna.
6.  Członków komisji likwidacyjnej, o której mowa w pkt 5 powołuje na dany rok obrachunkowy prorektor ds. dydaktyki.

§ 10

W przypadku utraty lub zniszczenia oryginału dokumentu (legitymacji, indeksu, dyplomu, świadectwa) zainteresowany, po uprzednim wniesieniu opłaty, może wystąpić o wydanie duplikatu. W takim przypadku należy każdorazowo rozchodować w odpowiedniej księdze druków ścisłego zarachowania wydanie dokumentu – z wyraźnym zaznaczeniem przy nazwisku, że jest to duplikat.
 
 

§ 11

1.  Rozliczenie druków, za które opłatę pobierają dziekanaty lub Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą następuje poprzez wpłatę do kasy głównej pobranej gotówki.
2.  Jednocześnie dla potrzeb ewidencji księgowej przekazuje się do Działu Finansowego:
1)  zestawienie wydanych druków w rozbiciu ilościowo-wartościowym, w podziale na oryginały i duplikaty oraz opłacone w formie gotówkowej i bezgotówkowej;
2)  jeden egzemplarz protokołu likwidacyjnego, o którym mowa w §9 pkt 5.

§ 12

1.  Ewidencję księgową (ilościowo-wartościową) druków prowadzi się na kontach pozabilansowych, w podziale na poszczególne jednostki oraz rodzaje druków.
2.  Druki ewidencjonuje się w cenach sprzedaży, a stany uzgadnia kwartalnie z osobami ponoszącymi odpowiedzialność materialną za druki.

§ 13

Inwentaryzację druków przeprowadza się zgodnie z odrębnym zarządzeniem.

§ 14

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2015 r.


załącznik
 

 

Z upoważnienia Rektora
Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu
Zastępca Kanclerza ds. Inwestycji
 
mgr inż. Andrzej Kochan

 
 
 
Otrzymują:
według rozdzielnika
 
MK